En abril de 2016 aparecía publicada la revisión de la norma ISO 15489-1, de gestión de documentos, que modificaba la norma inicial de 2001. En contraste con el vivo debate suscitado entonces entre el colectivo de archiveros españoles, la revisión actual ha pasado desapercibida en los foros profesionales, lo cual no deja de sorprendernos por la indudable trascendencia que tendrá la norma en la teoría, la metodología y la práctica de gestión de documentos en nuestras organizaciones a lo largo de la próxima década.
Todavía es pronto para hallar respuestas a la cualidad de “invisibilidad” que ha acompañado, sin excepción, la irrupción de la norma entre los archiveros y gestores de documentos. Resulta difícil pensar que una de las causas haya podido ser la ignorancia o el desinterés de los profesionales por la normalización en gestión de documentos en general o por esta norma en particular, cuando precisamente en España está en pleno auge la publicación de políticas de gestión de documentos en las administraciones públicas, además de los debates suscitados a todos los niveles en referencia a las cuestiones relativas a la transparencia en la actividad de la administración y la rendición de cuentas de los servidores públicos.
Quizá sea más adecuado considerar el peso que ha podido tener el que todavía no ha tenido lugar en España la trasposición de la norma internacional en castellano como norma UNE-ISO. Sin embargo, cuesta creer que los profesionales seamos refractarios a enfrentarnos a una norma por el mero hecho de haber sido publicada inicialmente en su versión oficial en inglés y francés.
O puestos a elocubrar, quizá en el fondo no se trate de una norma cuyos principales destinatarios vayan a ser los profesionales de los archivos y la gestión de documentos, sino los administradores de sistemas informáticos que inciden en la gestión de documentos. En tal caso, la situación sería ciertamente preocupante, ya que los archiveros cederíamos nuestro lugar privilegiado en el ámbito de la gestión de documentos. ¿Dónde nos sitúan los impulsores de la norma? ¿Qué mensaje se esfuerzan en transmitir a los directivos de nuestras organizaciones? ¿Nos basta con actuar como comparsas? ¿Qué papel estamos dispuestos a reclamar los archiveros en el futuro de la gestión de documentos a corto plazo? ¿Es sólida nuestra “zona de confort”? ¿Hacia dónde debemos evolucionar en cuanto a adquisición de competencias?
EL CONOCIMIENTO COMO ESTRATEGIA
Sean cuales fueren las causas de la invisibilidad, está claro que los profesionales debemos conocer a fondo la nueva ISO 15489-1:2016 de gestión de documentos. Nuestro futuro está en juego, porque hay otras profesiones que nos disputan la gestión del sistema de gestión de documentos en nuestras organizaciones, y por el momento parecen salir airosas del lance. Sólo conociendo las claves del nuevo sistema podremos transformar la amenaza en oportunidad.
Y lo más importante: nos daremos cuenta de que no estamos solos.
